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總結:接手一個展覽項目的從零到一

文章出處:   責任編輯:   發布時間:2019-08-25 22:33:10    點擊數:-   【

一:項目溝通階段

接手一個展覽項目的第一步:取得參展客戶的公司資料,與客戶溝通需求;如果得到客戶的認可,同意為其展覽提供策劃設計,通常需要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產品名稱規格和數量登、參展產品用電要求、重點參展產品、展位制作預算。

二:項目設計階段

1.向設計師轉交客戶設計要求并隨時與客戶進行展位設計的相關溝通交流,為形成設計部的統一安排,業務人員應該把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設計要求和可能的需求風格,填寫設計明細表,轉交給設計部的負責人在設計師出圖中,業務人員應該保持同客戶的隨時聯系,把握其可能的變化。如果有必要,應該把設計師介紹給客戶,讓雙方可以有直接的聯系。

對于需要親自去考察測量的場地,可以由業務人員或者設計師安排去現場。設計師應注意同工程施工人員保持聯系,了解最新的展示材料,避免設計采用的材料陳舊或者有些設計無法實地施工。

總結:接手一個展覽項目的從零到一


2.向客戶交付設計初稿、設計說明、工程報價,展臺初稿定下以后,會同供應商得到成本價,制作明晰的報價單。一般展臺設計的報價有一個比較細分的順序,既是為了方便具體列項也有助與讓客戶明了并樂于接受,往往按照設計圖從天到地或者從外到里按順序羅列,防止漏掉項目。在報價中要對材料、顏色、形狀及尺寸進行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份詳細的工單,便于把握施工成本核算及施工的準確性。
展覽設計承建中,有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的,但往往實踐中都是展覽公司代交的,應在報價中凡代場館收費的項目一定要注明,比如電箱申請、場地管理費等。

3、根據客戶反饋意見進行設計稿的修改,整理


4、定稿


三、簽約階段

根據公司流程,有些公司是要先簽合同,交定金之后才會開始出設計稿,也有些公司是先出設計稿再簽合同
1.同客戶確定工程價格
在報價確定價格時,一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認而現場無法達到要求的話,將造成不好影響。
2
.明確同客戶的相互配合要求
展館現場搭建的時間一般都比較緊張,只有2-3天的安排,這其中還有客戶的展覽產品需要布置,有時涉及到需要提前申報的事宜,應同客戶協調好雙方負責的范圍。
3
.簽定合同


四、制作階段

1.完成主辦、主場、展館等各項手續
有些項目應該是要于開展前向展館或者主辦方進行申報的,如果該部分工作是由我們來完成就要就定水、電、氣與客戶確認,并向主辦方提供必要的材料,如電圖等進行審批。對于某些特殊用材如霓虹燈、高空氣球等等還要進行特別的審批。

2.根據部門工作單完成制作及準備工作
根據具體項目的需要,安排AV設備、木工結構制作、地毯供應商、美工制作等部分按照設計圖的要求和客戶的制定進行制作。注意在制作過程中如果有變動,應及時同設計師聯系,有需要業務人員應照會客戶。

3.安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況
一般客戶確認最后的效果圖后就只是等待到時進場,有些項目較大或者是客戶特別注重的項目會在制作中進行監督,我們應做好安排其到公司或工廠間參觀的準備。

五、項目驗收

所有的搭建工作完成后,要進行展位的衛生清潔,該項工作主要能安排我們的工作完成好,直到客戶驗收完,確保次日的開幕。(應注意有些時候自己展臺搭建完成的較早,所有工作都結束后,大家都以為沒事了,但隔壁展位的施工會造成展臺衛生和展品擺放等受到影響)

六、展會期間及撤場

配合客戶展品離場和現場拆除


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